Z definicji:
Uzasadnieniem Biznesowym jest ustanowienie mechanizmów oceny czy projekt jest (i pozostaje) korzystny, wykonalny i potrzebny. UB jest środkiem wspierającym podejmowanie decyzji w (dalszym) inwestowaniu w projekt.
Zasadą metodyki PRINCE2 jest to, że projekt musi posiadać zasadność biznesową w całym czasie jego prowadzenia. Zasadność biznesowa jest tym co skłania nas do rozpoczęcia projektu. Także w całym czasie trwania projektu zasadność biznesowa jest czynnikiem korygującym, który wskazuje na potrzebę dalszego kontynuowania projektu, bądź też sugeruje jego terminację bądź modyfikację założeń.
Dokument Uzasadnienie Biznesowe jest sformalizowanymi powodami rozpoczęcia projektu. Zawiera szacunki kosztów, ryzyka oraz spodziewanych zysków. Powody podjęcia projektu muszą być tym co ukierunkowuje proces decyzyjny. Stanięcie projektu w obliczu ryzyka, analiza tego powinna opierać się na Uzasadnieniu Biznesowym, pamiętając, że projekt kieruje nas do celu, ale sam nie jest celem naszych działań.
Decyzje odnoszące się do Uzasadnienia Biznesowego muszą w sposób nieprzerwany zawsze brać pod uwagę odpowiedź na pytanie, czy projekt jest zasadny. Opiera się ona na wspomnianym szacunku, czy projekt jest korzystny (zbalansowane koszty w stosunku do ryzyka i korzyści), wykonalny (jesteśmy w stanie dostarczyć produkty) i potrzebny (produkty projektu mogą dostarczyć korzyści).
Uzasadnienie biznesowe PRINCE2 to element dokumentacji inicjowania projektu (DIP) i leży on w sercu każdego projektu PRINCE2. Jest to kluczowy element wszystkich projektów realizowanych przy użyciu metodyki PRINCE2. Podczas realizacji projektu uzasadnienie biznesowe PRINCE2 to główny dokument, do którego można w każdej chwili się odnieść w celu sprawdzenia, czy projekt jest nadal opłacalny.
Uzasadnienie biznesowe przedstawia powody, dla których dany projekt jest realizowany, takie jak stosunek wartości do ceny i do zakresu prac, a także wyjaśnia dlaczego dany projekt jest realizowany właśnie teraz. Głównym zadaniem uzasadnienia biznesowego jest sprawdzenie, czy dany projekt jest opłacalny.
Główny Użytkownik odpowiedzialny jest za określenie korzyści, a następnie za ich zrealizowanie poprzez wykorzystanie produktów dostarczonych przez projekt. Przewodniczący odpowiedzialny jest zapewnienie, że korzyści określone przez GU przedstawiają wartość odpowiadającą poniesionym nakładom i są zgodne z celami organizacji oraz możliwe jest ich osiągnięcie.
Uzasadnienie Biznesowe jest podstawowym i inicjacyjnym dokumentem w metodyce PRINCE2. Przez cały czas trwania projektu jest utrzymywane i formalnie weryfikowane przez Komitet Sterujący. Kluczowe punkty decyzyjne, czyli ocena końcowa etapu są pod szczególnym nadzorem; a potencjalne korzyści potwierdzane w miarę ich osiągania.
Spis treści
Wyniki, rezultaty, korzyści
- Wynik projektu to jest dowolny produkt specjalistyczny (materialny lub niematerialny),
- Rezultat – jest to efekt zmiany spowodowanej wykorzystaniem wyników projektu,
- Korzyścią – jest mierzalna poprawa osiągnięta dzięki rezultatowi i uznawana poprzez interesariuszy projektu za zaletę.
Przykładem wyniku jest np. nowy system sprzedażowy w firmie, rezultatem czego zamówienia są przetwarzane szybciej, dzięki czemu korzyścią jest redukcja kosztów obsługi o 10%, ilości zamówień o 15%, a uzyskany roczny wzrost dochodów to 12%.
Podejście PRINCE2 do Uzasadnienia Biznesowego
W metodyce tej UB jest opracowywane na początku projektu (może zostać narzucone z zewnątrz – jednakże w tym przypadku jest weryfikowane i modyfikowane), utrzymywane przez cały czas trwania projektu, podlega ciągłej weryfikacji poprzez Komitet Sterujący, oraz jest potwierdzane przez cały okres uzyskiwania korzyści.
Jak przygotować uzasadnienie biznesowe?
Metodyka PRINCE2 nie przewiduje żadnego formalnego wzoru uzasadnienia biznesowego, dlatego też będzie ono wyglądało inaczej w każdej firmie. Niemniej jednak ogólna wytyczna mówi, że powinien on odpowiadać na następujące pytania:
- Dlaczego musimy zrealizować ten projekt?
- Jakie są korzyści biznesowe?
- Jakie są ryzyka?
- Jakie są potencjalne koszty?
- Jak długo potrwa realizacja tego projektu?
Kto sporządza uzasadnienia biznesowe?
Często sporządzeniem dokładnego uzasadnienia biznesowego zajmuje się zespół ds. zarządzania programem, jednak w wielu organizacjach zadanie to spoczywa na kierownikach projektu lub analitykach biznesowych. Zespół nadzoru projektu może także pomóc w opracowaniu uzasadnienia biznesowego. Może on wyjaśniać takie problemy, jak różnica pomiędzy przewidywanym przepływem gotówki, rachunkiem zysków i strat oraz bilansem księgowym.
Kiedy należy zrewidować uzasadnienie biznesowe?
Ponieważ głównym zadaniem tego dokumentu jest odpowiedzenie na pytanie „czy inwestycja w ten projekt nadal się opłaca?”, uzasadnienie biznesowe nie jest statycznym dokumentem. Po tym, jak zostanie ono użyte by pozyskać środki na dany projekt, powinno być ono aktywnie modyfikowane i aktualizowane o najnowsze informacje odnośnie kosztów, ryzyka i korzyści.
Poniższa tabela wskazuje, kiedy należy dokonywać aktualizacji:
| Komitet sterujący | Kierownik projektu |
|---|---|
| Początkowe etapy Pod koniec procesu przygotowania projektu, w celu zatwierdzenia go na podstawie rozsądnych argumentów, oraz ponownie pod koniec procesu inicjowania projektu, w celu jego autoryzacji. | |
| Dokonywanie poprawek Po dostarczeniu planu nadzwyczajnego w celu autoryzacji zmienionych etapów i kontynuacji projektu | Dokonywanie poprawek W połączeniu z oceną wpływu nowych i skorygowanych zagadnień oraz ryzyka |
| Pod koniec każdego etapu Aby autoryzować następny etap i kontynuację projektu | Pod koniec każdego etapu Sprawdzenie, czy któreś koszty, harmonogramy, ryzyka lub korzyści nie wymagają aktualizacji |
| Etap końcowy Ocena wyników projektu w porównaniu z jego wymogami oraz prawdopodobieństwa, że rezultaty projektu przyniosą spodziewane korzyści. |
Na koniec projektu uzasadnienie biznesowe jest rewidowane w ramach przeglądu korzyści wynikających z projektu. Jest to zazwyczaj wykonywane przez zarząd korporacyjny lub programowy, który określa, czy dany projekt zakończył się sukcesem i przyniósł oczekiwane korzyści.
Zarys uzasadnienia biznesowego a szczegółowe uzasadnienie biznesowe
Zarys uzasadnienia biznesowego jest częścią procesu przygotowania projektu. Kierownik projektu opracowuje zarys uzasadnienia biznesowego na podstawie dokumentu „Zlecenie podstawowych założeń projektu”, a następnie przekazuje go komitetowi sterującemu do zatwierdzenia. Na tak wczesnym etapie projektu wszystkie koszty i harmonogramy są przybliżone.
Gdy projekt zostaje zatwierdzony, zarys uzasadnienia biznesowego zostaje dopracowany podczas etapu inicjowania projektu. Szczegółowe uzasadnienie biznesowe powstaje w oparciu o plan projektu, rejestr ryzyka oraz oczywiście zarys uzasadnienia biznesowego. Po szczegółowym wyliczeniu kosztów i określeniu harmonogramów może się okazać, że projekt jest bardziej lub mniej opłacalny. Na tym etapie może być konieczne ponowne zaplanowanie projektu.
| Rola | Obowiązki |
| Kierownictwo Organizacji lub programu | • Dostarcza zlecenie przygotowania projektu i określa standardy dla opracowania Uzasadnienia Biznesowego • Czyni Głównego Użytkownika(-ów) odpowiedzialnymi za zrealizowanie korzyści po-projektowych umożliwionych przez produkty projektu. • Odpowiada za Plan Przeglądu Korzyści (po zakończeniu projektu). |
| Przewodniczący | • Odpowiada za Uzasadnienie Biznesowe przez cały czas trwania projektu. • Odpowiada za Plan Przeglądu Korzyści (przez cały czas trwania projektu), o ile nie zarządza nim kierownictwo organizacji lub programu. • Nadzoruje opracowanie zasadnego Uzasadnienia Biznesowego, gwarantując, że projekt jest zgodny ze strategiami organizacji oraz zabezpiecza finansowanie dla projektu. |
| Główny Użytkownik | • Odpowiada za określenie korzyści, na podstawie których zatwierdzane jest Uzasadnienie Biznesowe. • Zapewnia, że określony jest rezultat projektu. • Zapewnia, że projekt wytwarza produkty, które dostarczają pożądane rezultaty. •Gwarantuje, że realizowane są oczekiwane korzyści (wywodzące się z rezultatów projektu). • Na przeglądach korzyści przedstawia zestawienie korzyści faktycznych i prognozowanych. |
| Główny Dostawca | • Odpowiada za Uzasadnienie Biznesowe dostawcy (o ile istnieje) • Potwierdza, że wymagane produkty mogą zostać dostarczone po oczekiwanych kosztach i są realizowalne (dostępne). |
| Kierownik Projektu | • Przygotowuje Uzasadnienie Biznesowe na rzecz Przewodniczącego. • Przeprowadza analizę wpływu wszelkich nowych czy zrewidowanych zagadnień lub ryzyk, które mogą mieć wpływ na potrzebę, korzyści czy możliwości realizacji zamierzeń projektu w porównaniu z pierwotną podstawą zatwierdzenia projektu. • Ocenia i aktualizuje Uzasadnienie Biznesowe na końcu każdego etapu zarządczego. • Ocenia i raportuje wykonanie projektu przy zamykaniu projektu. |
| Nadzór Projektu | • Pomaga w opracowaniu Uzasadnienia Biznesowego. • Weryfikuje i monitoruje Uzasadnienie Biznesowe pod kątem wydarzeń zewnętrznych i postępów projektu. • Zapewnia, że projekt pasuje do całościowego programu lub strategii organizacji. • Monitoruje finanse projektu z ramienia klienta. • Zapewnia, że cały czas ocenia się, czy tworzona wartość uzasadnia poniesione nakłady. • Monitoruje zmiany Planu Projektu, aby określić ich wpływ na potrzeby biznesu lub Uzasadnienie Biznesowe. • Dokonuje przeglądów oceny wpływu potencjalnych zmian na Uzasadnienie Biznesowe i Plan Projektu. • Weryfikuje i monitoruje Plan Przeglądu Korzyści pod kątem uzgodnienia go z kierownictwem organizacji lub programu. |
| Wsparcie Projektu | Uzasadnienie Biznesowe powinno posiadać obiekt odniesienia (wersję bazową) i podlegać wobec tego zarządzaniu konfiguracją. Wsparcie Projektu powinno doradzać Kierownikowi Projektu na temat wszelkich proponowanych lub faktycznych zmian produktów, które mają wpływ na Uzasadnienie Biznesowe. |