Z definicji:
Jakość to ogół właściwości i cech inherentnych1przynależnych, nierozłącznych lub przypisanych produktowi, osobie, procesowi, usłudze i/lub systemowi, które umożliwiają wykazanie, że spełnia on oczekiwania lub zaspokaja określone potrzeby, wymagania, czy specyfikacje.
Przeznaczeniem tematu Jakość jest określenie i wdrożenie środków, za pomocą których projekt wytworzy produkty i zweryfikuje, czy odpowiadają one swojemu przeznaczeniu.
- spełniają oczekiwania biznesowe;
- umożliwiają w efekcie uzyskanie pożądanych korzyści.
Temat Jakość określa podejście metodyki PRINCE2 do zapewnienia, że produkty projektu:
Zasada skupiania się na produktach ma podstawowe znaczenie dla podejścia metodyki PRINCE2 do tej kwestii. Dostarcza zrozumiałego i bezpośredniego przekazu tego , co projekt wytworzy (zakres) oraz kryteriów do oceny tych produktów (jakość). Bez wnikliwego przyswojenia tego tematu projekty mogą być narażone na ryzyka związane ze sporami w akceptacji wyników, koniecznością wdrażania poprawek, pojawiania się niekontrolowanych zmian i skutkować w rezultacie niezadowoleniem klienta. Może to prowadzić do unieważnienia, bądź w „najlepszym” przypadku osłabienia Uzasadnienia Biznesowego.
Temat Jakość obejmuje także ustawiczne wdrażanie programu racjonalizowania celem zwiększania sprawności czy efektywności w zarządzaniu projektem i produktami. Wpływ na tę część ma zdobywanie doświadczenia, które to przekuwa się na wprowadzane modyfikacje dla uzyskania poprawy.
Relacje pomiędzy Nadzorem Projektu a nadzorem jakości przedstawia poniższa tabela:
| Nadzór Projektu | Nadzór jakości | |
| Co robią? | Gwarantuje interesariuszom projektu, że projekt prowadzony jest odpowiednio. | Gwarantuje szerszej organizacji, firmie lub programowi, że projekt prowadzony jest właściwie i stosuje się do odpowiednich standardów czy polityki kierownictwa firmy lub programu. |
| Jak się różnią? | Musi być niezależny od Kierownika Projektu, Wsparcia Projektu, Kierowników Zespołów i zespołów projektowych. | Sprawowany przez osoby niezależne od projektu (tj. nie wchodzą one w skład zespołu zarządzania projektem). |
| Jest obowiązkiem Komitetu Sterującego, zatem jest pełniony w ramach projektu. | Jest obowiązkiem organizacji lub kierownictwa programu, zatem jest zewnętrzny w stosunku do projektu. | |
| Jak są powiązane? | Nadzór jakości jako funkcja kierownictwa organizacji czy programu może być wykorzystany poprzez Komitet Sterujący jako część Nadzoru Projektu (na przykład nadzór jakości może przeprowadzić przegląd partnerski) | Nadzór jakości może oczekiwać (lub wymagać) efektywnego Nadzoru Projektu jako jednego ze wskaźników, że projekt prowadzony jest właściwie. |
Kontrola jakości koncentruje się na technikach i działaniach operacyjnych stosowanych przez osoby zaangażowane w projekt tak, aby:
- zaspokoić wymagania jakościowe (na przykład poprzez inspekcje czy testowanie jakości);
- określić sposoby eliminowania przyczyn niezadowalających wyników (na przykład przez wprowadzenie usprawnień procesu w wyniku zdobytych doświadczeń).
Jest dobrą praktyką by nadzór jakości był niezależny od zespołu zarządzającego projektem. Nadzór jakości sprawdza, czy zarządzanie strategiczne i operacyjne projektem są odpowiednie dla charakteru projektu i czy są one zgodne z odpowiednimi standardami i polityką kierownictwa organizacji czy programu. Działania nadzoru jakości pozostają poza zakresem metodyki PRINCE2, ponieważ należą do obowiązków organizacji czy programu.
Określenie „nadzór jakości” może przybierać jedno z dwu znaczeń:
- jako funkcja w organizacji (lub placówce czy programie), która zakłada i utrzymuje system zarządzania jakością;
- jako działanie związane z przeglądem organizacji, procesów i/lub produktów projektu w celu niezależnej oceny, czy zostaną zaspokojone wymagania dotyczące jakości.
Nadzoru jakości nie należy mylić z Nadzorem Projektu. Nadzór projektu dotyczy w szczególności odpowiedzialności Komitetu Sterującego za zapewnienie, że projekt jest odpowiednio prowadzony we wszystkich aspektach.
W metodyce PRINCE2 szczególne traktowanie jakości polega na koncentracji na produktach od samego początku i wymaganiu systematycznych czynności w celu:
– w aspekcie planowania jakości:
- określenia wszystkich produktów projektu;
- zdefiniowania ich w Opisach Produktów;
– w aspekcie kontroli jakości i nadzoru jakości:
- wdrożenia i śledzenia metod jakości wykorzystywanych w czasie trwania projektu.
W podsumowaniu wyżej przedstawionych kwestii nadzoru jakości należy w tym miejscu wspomnieć o technice priorytetowania – MoSCoW użytej celem doprecyzowania kryteriów jakościowych produktów projektu.
Każde kryterium akceptacji jest klasyfikowane w skali jego ważności jako: „musi być spełnione”, „powinno być spełnione”, „może być spełnione”, albo „nie będzie spełnione na razie” jako akronim z angielskich słów Must have, Should have, Could have i Won’t have tworząc skrót MoSCoW.
Powoduje to przyjęcie, że wszystkie kryteria akceptacji określane jako „musi być spełnione” i „powinno byś spełnione” powinny być koherentne, czyli ani sprzeczne ani wzajemnie się wykluczające i możliwe do wspólnego osiągnięcia.
W przypadku wykazania spełnienia wymogów (kryteriów) akceptacji można przyjąć, że zobowiązania projektu zostały dotrzymane, a projekt można zamknąć.
Obowiązki poszczególnych funkcji dotyczące tematu Jakość w ramach projektu przedstawione są w poniższej tabeli.
| Rola | Obowiązki |
| Kierownictwo Organizacji lub programu | • Udostępnia szczegóły systemu zarządzania jakością organizacji lub programu. • Zapewnia nadzór jakości. |
| Przewodniczący | • Zatwierdza Opis Produktu Końcowego Projektu. • Zatwierdza Strategię Zarządzania Jakością. • Potwierdza akceptację produktu końcowego projektu. |
| Główny Użytkownik | • Dostarcza oczekiwania jakościowe klienta i kryteria akceptacji. • Zatwierdza Opis Produktu Końcowego Projektu. • Zatwierdza Strategię Zarządzania Jakością. • Zatwierdza Opisy Produktów dla produktów o kluczowym znaczeniu dla użytkownika. • Dostarcza zasobów dla przeprowadzenia przez użytkownika czynności związanych z jakością i zatwierdzaniem produktów • Akceptuje produkt końcowy projektu. |
| Główny Dostawca | • Zatwierdza Opis Produktu Końcowego Projektu (jeśli to właściwe). • Zatwierdza Strategię Zarządzania Jakością. • Zatwierdza metody jakości, techniki i narzędzia przyjęte w wytwarzaniu produktu. • Dostarcza zasobów dla przeprowadzenia przez dostawcę czynności związanych z jakością. • Zatwierdza Opisy Produktów dla kluczowych produktów specjalistycznych. |
| Kierownik Projektu | • Dokumentuje oczekiwania jakościowe klienta oraz kryteria akceptacji. • Przygotowuje Opis Produktu Końcowego Projektu (z użytkownikami). • Przygotowuje Strategię Zarządzania Jakością. • Przygotowuje i utrzymuje Opisy Produktów. • Zapewnia, że Kierownicy Zespołów wdrażają sposoby kontroli jakości uzgodnione w Opisach Produktów i Grupach Zadań. |
| Kierownik zespołu | • Wytwarza produkty zgodnie z Opisami Produktów. • Zarządza sterowaniem jakością produktów dotyczących zespołu. • Kompletuje zapisy jakości. • Informuje Kierownika Projektu o statusie jakości produktów. |
| Nadzór Projektu | • Doradza Kierownikowi Projektu w sprawach związanych ze Strategią Zarządzania Jakością. • Współpracuje z Komitetem Sterującym i Kierownikiem Projektu, dokonując przeglądów Opisów Produktów. • Doradza Kierownikowi Projektu w sprawie doboru właściwych kontrolerów jakości/osób zatwierdzających. • Nadzoruje w imieniu członków Komitetu Sterującego wdrożenie Strategii Zarządzania Jakością, tj. właściwe przeprowadzenie procedur zarządzania projektem i zapewniania jakości projektu. |
| Wsparcie Projektu | • Dostarcza wsparcia administracyjnego dla mechanizmów sterowania jakością. • Utrzymuje Rejestr Jakości i zapisy jakości. • Współpracuje z Kierownikami Zespołów i członkami zespołów w stosowaniu w projekcie procesów dotyczących jakości. |