Organizacja

Z definicji:

Przeznaczeniem tematu Organizacja jest określenie i ustanowienie struktury odpowiedzialności i obowiązków w projekcie.

Metodyka zakłada realizację projekty w środowisku klient/dostawca. Przyjmuje istnienie klienta określającego spodziewany rezultat i gotowego do zapłacenia za projekt, oraz dostawca zapewniający dostęp do niezbędnych zasobów (w tym umiejętności) by cel ów osiągnąć.

Każdy projekt wymaga zarządzania strategicznego, operacyjnego, kontroli oraz komunikacji. Ustanowienie efektywnej struktury zespołu zarządzania projektem i strategii komunikacji na początku i w czasie całego trwania projektu to niezbędne składniki sukcesu.

Wszystkie projekty muszą mieć zdefiniowaną strukturę organizacyjną, scalającą działania wszystkich stron w celu realizacji projektu i umożliwiają efektywny ład zarządzania projektem i podejmowanie decyzji.

Dobry zespół zarządzania projektem powinien:

• mieć reprezentantów interesów biznesu, użytkownika oraz dostawcy;
• zapewniać odpowiedni ład projektu poprzez określenie obowiązków dla zarządzania strategicznego, zarządzania operacyjnego i zarządzania dostarczaniem produktów, oraz przez jednoznaczne określenie zakresu odpowiedzialności na każdym szczeblu;
• przeprowadzać przeglądy ról w projekcie przez cały okres jego trwania, aby zagwarantować, że są one ciągle skuteczne;
• posiadać efektywną strategię zarządzania komunikacją do i od interesariuszy.

Definicje w pigułce

Projekt

Organizacja tymczasowa, powołana w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów biznesowych według uzgodnionego Uzasadnienia Biznesowego

Cechy: elastyczna, interpersonalna, interdyscyplinarna, tymczasowa

Program

Projekt można prowadzić jako odrębną jednostkę, albo w ramach programu powiązanych ze sobą projektów.

Program jest powołaną na określony czas, elastyczną strukturą organizacyjną stworzoną dla koordynowania, zarządzania strategicznego oraz nadzorowania realizacji zbioru powiązanych projektów i działań, w celu uzyskania rezultatów oraz korzyści związanych z celami strategicznymi organizacji.

Czas trwania programu jest zazwyczaj nieco dłuższy niż projektu. Na strukturę projektu, stanowiącego część programu, może mieć wpływ struktura programu oraz jego wymagania dotyczące raportowania.

Przedsiębiorstwa i organizacje

Projekt może, choć nie musi, stanowić część programu, jednakże zawsze jest osadzony w kontekście danej organizacji. Struktury organizacyjne przedsiębiorstw mogą być różne, poczynając od „tradycyjnych” zależności funkcjonalnych, gdzie pracownicy zorganizowani są podległością służbową według rodzaju pracy (magazyn, reklama, księgowość, sprzedaż itd.), po organizacje projektowe, w których normą jest współpraca w ramach zespołu projektowego, gdzie podległość służbowa wynika z powołania do hierarchii konkretnego projektu.

Role i stanowiska pracy

Metodyka PRINCE2 nie definiuje stanowisk zarządczych przydzielanych poszczególnym osobom. Definiuje na to miejsce role, z którymi sprzężony jest zestaw obowiązków. Role mogą być dzielone lub łączone w ramach projektu, ale wynikające z nich obowiązki muszą być rozdysponowane na dedykowane osoby. Przy łączeniu ról należy dopilnować, aby nie nastąpił konflikt obowiązków oraz czy dana osoba jest w stanie unieść bez uszczerbku dla wydajności ewaluacji projektu nałożone nań obowiązki.

Interesariusze

PRINCE2 zakłada, że w projekcie zgodnym z metodyką:

Niezależnie od rodzaju projektu ma on zawsze trzy podstawowe kategorie interesariuszy, których interesy muszą zostać zaspokojone. Inaczej nie można twierdzić, że projekt osiągnął sukces.

Reprezentanci interesów biznesu, użytkowników i dostawców tworzą Komitet Sterujący.

Poziomy organizacji

Projektem zarządza grupa osób na różnych poziomach. Trudno wymagać od osób na stanowiskach kierowniczych ciągłego angażowania się w bieżące sprawy projektu. Tym niemniej projekt wymaga zarządzania bieżącego, dlatego też zostały wydzielone cztery poziomy zarządzania klasyfikujące tematyki decyzji podejmowane na każdym z nich.

Kierownictwo organizacji lub programu

Poziom ten jest poza projektem, jednakże obowiązkiem jego jest zlecenie projektu, powołanie Przewodniczącego, określenie tolerancji na poziomie projektu dla określenia granic pracy Komitetu Sterującego.

Zarządzanie strategiczne projektem

Komitet Sterujący odpowiedzialny jest za ogólne ukierunkowanie i zarządzanie projektem w granicach wyznaczonych przez organ nadrzędny, odpowiada on za sukces czy porażkę projektu. Do jego obowiązków należy:

• zatwierdzanie wszystkich głównych planów i zasobów,
• rozpatrywanie istniejących lub przewidywanych odchyleń wychodzących poza tolerancję etapu,
• zatwierdzanie ukończenia każdego etapu i wydawanie zezwolenia na rozpoczęcie następnego etapu,
• komunikowanie się z pozostałymi interesariuszami.

Zarządzanie operacyjne

Kierownik Projektu odpowiedzialny jest za codzienne zarządzanie projektem w ramach obowiązków wyznaczonych mu poprzez Komitet Sterujący. Do jego podstawowego obowiązku należy zapewnienie, że projekt wytworzy wymagane produkty zgodnie z ustalonymi docelowymi wskaźnikami wykonania w kategoriach terminów, kosztów, jakości, zakresu, ryzyka i korzyści.

Kierownik Projektu jest jedyną osobą koncentrującą się na codziennym zarządzaniu projektem. Do niego należy zapewnienie komunikacji pomiędzy Komitetem Sterującym, a resztą zasobów. Prowadzi on zarządzanie projektem w imieniu Komitetu Sterującego. Rola Kierownika jest zawsze jednoosobowa – nie można jej delegować na kilka osób.

Kierownik Projektu zarządza operacyjnie Kierownikami Zespołów i Wsparciem Projektu, oraz odpowiada za kontakty z Nadzorem Projektu (wydzielona, niezależna część organizacji).

Dostarczanie produktów

Członkowie tego zespołu odpowiedzialni są za dostarczenie produktów projektu o odpowiedniej jakości w ramach określonych kosztów i terminów. W zależności od złożoności projektu, uprawnienia i obowiązek planowania wytwarzania pewnych produktów oraz zarządzanie zespołem specjalistów w celu wytworzenia tych produktów, mogą być delegowane Kierownikowi Zespołu.

Rola	Obowiązki
Kierownictwo organizacji lub programu	• Mianuje Przewodniczącego i (ew.) Kierownika Projektu. • Dostarcza projektowi informacje zgodnie ze Strategią Zarządzania Komunikacją.
Przewodniczący	• Mianuje Kierownika Projektu (jeśli nie dokonało tego KOP) • Zatwierdza nominacje do zespołu zarządzania projektem oraz strukturę zespołu zarządzania projektem. • Zatwierdza Strategię Zarządzania Komunikacją.
Główny Użytkownik	• Dostarcza zasoby użytkownika. • Określa i weryfikuje wymagania oraz oczekiwania użytkownika.
Główny Dostawca	• Dostarcza zasoby dostawcy.
Kierownik Projektu	• Przygotowuje Strategię Zarządzania Komunikacją. • Dokonuje przeglądów i aktualizuje Strategię Zarządzania Komunikacją. • Projektuje, przeprowadza przeglądy i aktualizuje strukturę zespołu zarządzania projektem. • Przygotowuje opisy ról.
Kierownik Zespołu	• Kieruje członkami zespołu projektowego. • Doradza w kwestiach członków zespołu projektowego i postępowania z interesariuszami.
Nadzór Projektu	• Doradza w sprawie wyboru członków zespołu projektowego. • Doradza w kwestii postępowania z interesariuszami. • Zapewnia, że Strategia Zarządzania Komunikacją jest odpowiednia i że planowane działania komunikacyjne mają faktycznie miejsce.
Wsparcie projektu	• Zapewnia wsparcie administracyjne zespołowi zarządzania projektem