TE#4: PRINCE2 – PRojects IN Controlled Environments

Projekty w Sterowalnym Środowisku

PRINCE2 to skodyfikowana metodyka opracowana zarządzania projektami wypracowana po zebraniu doświadczeń realizacyjnych tysięcy projektów. Sama metodyka wspierana była także przez rzesze wierzących w jej zasadność i sprawność zarządzania sponsorów w tym szkoleniowców, naukowców, zespoły projektowe i kierowników projektów. Oparta na PROMPT stała się (r)ewolucyjną zmianą w podejściu do zarządzania projektami. Sama metodyka jest nastawiona na wsparcie Kierownika Projektu, daje mu do ręki narzędzia prowadzenia projektu ale co najważniejsze realnego kontrolingu.

Każdy potencjalny Kierownik Projektu powinien zadać sobie następujące pytania:

• Czego się ode mnie oczekuje?
• Co robi Kierownik Projektu?
• Co zrobić, gdy sytuacja zaczyna wyglądać inaczej niż zaplanowano?
• Jakich decyzji oczekuje się ode mnie?
• Jakich informacji potrzebuję lub muszę dostarczyć?
• Do kogo zwracać się po wsparcie, wytyczne?
• Jak dopasować metodologię do konkretnego projektu?

Zadaniem kluczowym, postawionym przed nowoczesnym przedsiębiorstwem w dzisiejszych dniach jest efektywne zrównoważenie dwu przeciwstawnych wyzwań:

• Utrzymywać bieżące działania biznesowe z zachowaniem ich rentowności, jakości usług, relacji z klientami, tworzyć markę, produktywność w ciągłym zachowaniu zaufania rynku. Jednym słowem, to co nazwać można „zwykłą działalnością biznesową”.
• Jednocześnie przekształcać działania biznesowe, patrząc w przyszłość i podejmując decyzje wprowadzające zmiany w stabilny model prowadzonej działalności, tak by zmiany przyniosły zysk poprzez zwiększenie konkurencyjności wobec innych graczy na rynku, a firmie dały zysk i przetrwanie ewoluując ją w coraz skuteczniejszego gracza.

Tempo zmian rynku, czy to technicznych, biznesowych, społecznych prawnych, czy też najprościej zmian i upodobań potencjalnych konsumentów coraz bardziej się wzmaga. Zaniedbanie rozwoju własnego biznesu może skutkować utratą podstaw ekonomicznych do jego dalszego utrzymania. Te dwie obserwacje prowadzą do wyciągnięcia oczywistych wniosków o szukaniu zbalansowanego modelu dla osiągnięcia równowagi pomiędzy zachodzącymi zmianami, a rentowną działalnością biznesową. Taką opcją jest wprowadzanie zmian poprzez projekty, które z definicji są przedsięwzięciem o dużej hermetyczności w stosunku do ciągłego funkcjonowania przedsiębiorstwa, stanowią novum w codzienności firmy, ale mogą przynieść profity przekładające się na długofalową politykę prowadzonego biznesu. Zarządzanie projektami różni się jednakże poprzez ich charakter, od zarządzania przedsiębiorstwem.

Definicją Projektu wg. metodyki PRINCE2 jest:

Projekt to organizacja tymczasowa, powołana w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów biznesowych według uzgodnionego Uzasadnienia Biznesowego.

W pracach projektowych możemy wyróżnić cechy odróżniające je od zwykłej działalności biznesowej:

• Zmiany – Projekty to sposoby na wprowadzenie zmian.
• Tymczasowość – zgodnie z definicją, projekty z samej natury są tworami o przewidywalnym, raczej krótkim okresie istnienia, powołane do przeprowadzenia konkretnych działań w celu uzyskania spodziewanego efektu. Mają one swój ściśle określony początek i powinny mieć jasno określony koniec. Po ich zakończeniu zwykła działalność biznesowa trwa nadal i o ile projekt zakończył się sukcesem, ta działalność biznesowa ma już nową formę.
• Wielofunkcyjność – projekty często są interpersonalne i multidyscyplinarne łącząc w swych zespołach osoby z różnych dziedzin, o różnych umiejętnościach i doświadczeniu, współpracujących w czasie projektu ze sobą w celu wypracowania scenariusza zmian. Takie podejście ma szereg zalet, ale także i wady, gdy poprzez ścieranie się różnych potrzeb w zależności od specyfiki wymagań działów w firmie, czy też przy współpracy przekraczającej ramy firmy następuje zderzenie z oczekiwaniami i potrzebami klientów lub kooperantów przedsiębiorstwa powodując powstanie napięć, nieporozumień i zaognień sytuacyjnych. Każdy z uczestników może mieć inne potrzeby, inne spojrzenie i inne oczekiwania co do benefitów osiągniętych dzięki wprowadzanej projektem zmianie. Różna perspektywa i motywacja poszczególnych członków zespołu jest negatywnym czynnikiem utrudniającym współpracę.
• Unikalność – Każdy projekt, patrząc na definicje z poprzednich tematów winien być unikalny. Pomimo możliwości prowadzenia wielu projektów o podobnych charakterystykach i celach, to każdy projekt z zasady może różnić się składem powołanych do niego zespołów, innymi realiami biznesowymi na moment jego realizacji, innymi potrzebami klientów, czy też prowadzony w innej lokalizacji.
• Niepewność – jest kwestią oczywistą, że projekt jako wydarzenie unikalne (pomimo doświadczeń, umiejętności i zaangażowania zespołu) niesie za sobą większe ryzyko od zwykłej działalności biznesowej, gdzie latami wypracowywano metodologię postępowania. Prowadzenie projektu powoduje powstanie wielu zagrożeń często niemożliwych do przewidzenia na jego początku.

Po co metodyka zarządzania projektem?

Zarządzanie projektem to planowanie, delegowanie, monitorowanie i kontrolowanie wszystkich aspektów projektu oraz motywowanie zaangażowanych osób, aby osiągnąć cele projektu w granicach docelowych wskaźników wykonania dla czasu, kosztów, jakości, zakresu, korzyści i ryzyka.

PRINCE2 określa rezultaty projektu uzyskane dzięki podjętym działaniom mianem produktów. Można zatem spróbować wskazać, że takim produktem jest np. statek, który by go zbudować wymaga planów konstrukcyjnych, miejsca w stoczni, materiałów z huty, spawania, instalacji, silników i ludzi, którzy to wszystko poskładają w całość. Nic z wymienionych wyżej elementów nie jest jednak zarządzaniem projektem – tak więc rodzi się pytanie czy zarządzanie projektem jest w ogóle konieczne?! Myśląc w ten sposób zapominamy o konieczności poukładania wszystkich wyżej wymienionych elementów w harmonogramie działań i kontrolę tego, czy wszystko odbywa się zgodnie z nim i w przypadku rozbieżności z takim planem działań podejmowanie niezbędnych działań interwencyjnych by proces przebiegał jak najbardziej przystając do zaplanowanego. Poprzez analogię do przykładu można by rzec, że chodzi o to aby nie zwodować statku zanim spawacze nie pospawają szczelnego kadłuba lub też nie próbować montować wyposażenia kajut przed uzbrojeniem statku w niezbędne instalacje infrastruktury. Patrząc na to w ten sposób wydaje się jasne, że przy znacznie wyższym ryzyku prowadzenia projektu w stosunku do zwykłej działalności biznesowej jest cennym profitem i logicznym następstwem utrzymywanie mechanizmu kontrolującego, czy zmiany wprowadzane są w sposób spójny, metodyczny i czasowo przewidywalnie, a koszty nie są przekraczane. Reasumując zatem można przyjąć, że wdrożenie w postępowanie dobrej metodyki zarządzania projektem jest cenną inwestycją biznesową.

Wstęp do PRINCE2

Metodyka PRINCE2 jest metodyką otwartą pod względem prawnym, co oznacza, że można ją stosować dowolnie bez starania się o licencjonowanie. Zalety jej plus uwolnienie od nadzoru metodycznego sprawiły, że jest postrzegana jako jedna z najszerzej akceptowanych metodyk zarządzania projektami. PRINCE2 jest ogólna i oparta na sprawdzonych zasadach (pryncypiach). Oddzielenie aspektów zarządczych od prac specjalistycznych wpływa na zachowanie tej ogólności pozwalając stosować tę metodykę praktycznie w każdej dziedzinie i projekcie.

Kierownik Projektu

Dla realizacji celów konieczne jest planowanie. Plan tworzony jest przez Kierownika Projektu, który do jego wykonania deleguje osoby. Kierownik Projektu owa prócz stworzenia tego planu i delegacji obowiązków z niego wynikających zajmuje się także nadzorowaniem jego wdrażania i reagowaniem na pojawiające się nieprawidłowości. W takim przypadku Kierownik Projektu ma możliwość planowania i korekty. Niektóre rozbieżności z planem mogą okazać się okazją do optymalizacji zadań i tutaj także wymagany jest udział Kierownika Projektu aby dokonał odpowiednich modyfikacji w planowaniu. Zarządzanie projektem możemy przedstawić w postaci koła, gdzie czynności wykonywane następują po sobie i z poprzedzających funkcji niejako wynikają tak jak na poniższym rysunku.

Zakres kontroli

Każdy projekt zawiera 6 aspektów efektywności projektu, którymi trzeba się zajmować.

• Koszty – projekt musi się mieścić w założonych ramach finansowych. Pomimo, że ustalamy budżet startowy musimy wziąć pod uwagę czynniki, które mogą spowodować zwiększenie kosztów projektu, ale także i takie, które przyczynią się do optymalizacji. Rolą Kierownika Projektu jest przewidzieć jak najwięcej z nich i przygotować się do tego typu zdarzeń uwzględniając je w budżecie.
• Terminy – termin ukończenia jest jedną z najważniejszych wytycznych projektu i pewnie jednym z najczęściej zadawanych pytań.
• Jakość – zakończenie projektu na czas i zmieszczenie się w założonym budżecie jest ważne, ale niewystarczające jeśli jakość wytworzonego w projekcie produktu będzie nieodpowiednia i produkt nie spełni swojego przeznaczenia.
• Zakres – projekt musi mieć dokładnie uwzględniony zakres, tak aby nie było rozbieżności w tym jak rozumie go Kierownik Projektu, a na co czeka klient. Pamiętacie już raz przytaczaną treść poniżej zamieszczonego obrazka?!

• Ryzyko – wszystkie aktywności niosą ze sobą ryzyko. Zadaniem Kierownika Projektu jest określenie jakiego rodzaju ryzyka i na jakim i na jakim ich poziomie jesteśmy w stanie je zaakceptować. Jakie przeciwdziałania musimy zaplanować?!
• Korzyści – w zasadzie oczywistym, ale często pomijanym zagadnieniem jest odpowiedź na pytanie: Dlaczego to robimy? Kierownik Projektu musi dokładnie znać i rozumieć cel projektu, aby mógł należycie wykonać swoją pracę i zagwarantować, że to, co projekt dostarcza umożliwi osiągnięcie pożądanego zwrotu z inwestycji.

Struktura PRINCE2

Metodyka PRINCE2 obrazowana jest jako cztery zintegrowane obszary – pryncypia, tematy, procesy i środowisko projektu.

Czego brak w PRINCE2

Metodyka PRINCE2 nie obejmuje wszystkich możliwych aspektów i zagadnień. Nie jest to ani celowe ani możliwe. Gdyby przygotować taką metodykę byłaby ona zbyt sztywna w zasadach aby dało się ją z korzyścią stosować w zarządzaniu projektami. Narzucone zasady i style postępowania czyniły by ją albo nieadekwatną do większości projektów, albo działałyby na niekorzyść samego projektu. Celowo więc poza PRINCE2 znalazły się:

• Aspekty specjalistyczne – siłą PRINCE2 jest uniwersalizm stosowania tej metodologii. Konsekwentnie więc wykluczono z niej aspekty powiązane z konkretnymi działalnościami specyficznymi dla danego przemysłu, branży itp. Wyłączenie ich z cyklu zarządzania nie wyklucza ich użycia jako techniki specjalistyczne i po doborze ich zestawu przystającego do konkretnego projektu możliwe jest ich w nim użycie.
• Szczegółowe techniki – te mechanizmy wynikają z innych technik planowania i kontroli i możliwe są do zastosowania w projekcie zarządzanym metodyką PRINCE2 nie wpływając na metodykę, ani też nie są narzucane przez nią. Istnieje zatem możliwość swobodnego wyboru odpowiedniej techniki postępowania wybranej dzięki doświadczeniu i wiedzy kierownika projektu, bądź osób odpowiedzialnych w zespołach.
• Zdolności przywódcze – jako niemożliwe do skodyfikowania i zależne od konkretnych cech osobowościowych.

Korzyści z PRINCE2

Korzyści stosowania tej metodyki można znaleźć w poniższych cechach.

• PRINCE2 urzeczywistnia uznane i sprawdzone najlepsze praktyki oraz ład zarządzania projektami;
• metodykę tę można zastosować w każdego rodzaju projekcie niezależnie od jego rodzaju, branży uzupełniając o aspekty specjalistyczne charakterystyczne dla tego jednego projektu;
• popularność i uznawalność tej metodyki sprzyja poprawnej komunikacji pomiędzy uczestnikami projektu;
• metodyka ta definiuje jasno obowiązki w projekcie, dzięki czemu zakres kompetencyjny osób w zespole jest jasno i precyzyjnie wytyczony;
• poprzez skoncentrowanie na celu (produkcie) precyzuje dokładnie co dostarczy, komu i przez kogo, oraz kiedy;
• dzięki precyzyjnym planom zarządzanie na każdym szczeblu jest ułatwione;
• metodyka opiera się na elastycznym zarządzaniu poprzez stosowanie się do koncepcji „zarządzania z wykorzystaniem tolerancji”;
• PRINCE2 gwarantuje, że uczestnicy większy nacisk kładą na utrzymywanie zasadności projektu wynikającego z Uzasadnienia Biznesowego, niż koncentrują się na jego ukończeniu jako celu samego w sobie;
• określa dogłębną, ale oszczędną strukturę raportów;
• gwarantuje, że interesariusze są odpowiednio reprezentowani w projekcie;
• wdrożenie PRINCE2 promuje w organizacji doskonalenie się;
• PRINCE2 promuje spójność zarządzania i sprzyja ponownemu zoptymalizowanemu wykorzystaniu zasobów poprzez efektywne zarządzanie aktywami, zwiększeniu mobilności personelu i minimalizacji wpływu zmian i przesunięć personelu;
• PRINCE2 jest wiarygodnym narzędziem diagnostycznym w nadzorowaniu i ewaluacji prac projektowych. Pomaga rozwiązywać problemy i przeprowadzać audyty;
• Z uwagi na popularność metodyki istnieje wiele akredytowanych organizacji szkoleniowych (ATO) i szkoleniowych (ACO) mogących udzielić wsparcia eksperckiego w zakresie prowadzenia projektu czy wdrożenia metodyki.